‚Alles auf einmal‘: Multitasking in der Arbeit.

Symbolbild

Matthias Weigl

Ich sitze gerade in einem Video-Meeting im Home-Office, höre zu, recherchiere etwas nebenher, mache Notizen und beantworte zuweilen E-Mails.

Bleiben wir gleich bei diesen, für viele von uns nun doch zahlreichen virtuellen Besprechungen. Während diesen virtuellen Meetings – jede und jeder sitzt vor seinem eigenen Bildschirm seines eigenen Arbeits- oder privaten Laptops ist die Versuchung groß, nebenher noch weitere Aufgaben zu erledigen. Beim Zuhören E-Mails schreiben, Protokolle lesen, Tabellen vervollständigen.

In der Tat, ein erheblicher Anteil der TeilnehmerInnen virtueller Meetings erledigt nebenher etwas anderes am gleichen Gerät: eine jüngere, elaborierte Studie bei einer nordamerikanischen IT-Firma zeigt, ca. ein Drittel der Mitarbeitenden bearbeitet E-Mails und ein Viertel arbeitet in anderen Dateien (Cao et al., 2021). Hier wird anschaulich, wie digitale Technologien gleichzeitige Aufgabenbearbeitung ermöglichen und auch auslösen – beispielsweise durch diesen kleinen E-Mail Alert am Bildrand, der uns neugierig macht und uns prompt die E-Mails öffnen lässt.

Mehrfachaufgaben und Doppelaufgaben: Multitasking aus Sicht der Wissenschaft

Die englische Bezeichnung des Multitaskings ist längst auch in der Alltagssprache gebräuchlich. In der deutschsprachigen, wissenschaftlichen Literatur ist hier meist von Mehrfachaufgaben die Rede; in der kognitiven Psychologie auch von Doppelaufgaben.

In der Wissenschaft ist Multitasking bereits lang beforscht. Und die Erkenntnisse sind weit weniger günstig für uns, wenn es um unsere Leistung und die Güte unserer Arbeit geht:

Unsere kognitive „Grundausstattung“ – also grob formuliert die neurobiologische Architektur unseres Gehirns – ist für die Verarbeitung von Informationen, Aufmerksamkeit und Gedächtnis, die mit vielen Multitasking-Anforderungen in unserer Arbeitswelt einhergehen, nicht ausgelegt. Multitasking-Strategien – also unser Verhalten mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen – bedeuten für uns kognitiven Aufwand im Sinne eines steten Wechsels zwischen den einzelnen Anforderungen. Wir wechseln also unentwegt zwischen den einzelnen Aufgaben, es ist kein tatsächlich gleichzeitiges Arbeiten. Es entstehen sogenannte ‚task-switching costs‘. Das sind die individuellen Kosten, ständig zwischen den Aufgaben sich hin und her zu orientieren und jeweils daran weiterzuarbeiten (Koch, 2008). Viele wissenschaftliche Untersuchungen in angewandten, also arbeitsweltnahen, Untersuchungen kommen zu dem Schluss, dass die Güte der Leistung und die Qualität der einzelnen Aufgaben abnehmen, geradewegs wenn diese komplexere, geistige Anforderungen beinhalten; außerdem führt permanentes Arbeiten in Multitasking führt zu schnellerer Ermüdung und Erschöpfung (Baethge & Rigotti, 2010).

Angesichts der Frage unseres Forschungsverbundes, was digitalen Stress ausmacht und wie er entsteht, rücken auch Multitasking-Anforderungen in den Fokus. Es gibt bereits einige Studien, die einen Zusammenhang zwischen wiederholtem Multitasking und einer erhöhten Stress-Reaktion aufweisen: die wahrgenommene Arbeitsbelastung (engl. häufig als Workload untersucht) steigt und körperliche sowie subjektive Stressreaktionen sind erhöht (bspw. Wetherell & Carter, 2014). Welche Stress-Systeme unseres Körpers jedoch wie in Arbeitsumwelten mit vermehrten digitalen Anforderungen aus  Multitasking und Unterbrechungen reagieren, das ist bislang ungenügend untersucht. Daher widmen sich einzelne Teilprojekte unseres Verbundes genau diesem Thema (u.a. B04 und B05).

Ursachen und scheinbare Vorteile von Multitasking während der Arbeit

Warum neigen wir häufig – nicht nur in virtuellen Meetings – zu Multitasking? Auch hierzu mehrt sich die Forschungsliteratur. Von Interesse sind hier mögliche positive Erlebensweisen oder Verhaltenstendenzen für eine gleichzeitige Aufgabenbearbeitung. Eine davon ist die sogenannte „Illusion des Multitaskings“: sich in mehreren, gleichzeitigen Aktivitäten zu engagieren erhöht unseren subjektiven Eindruck, produktiv zu sein und steigert unsere Wahrnehmung, effizient zu handeln (Srna et al., 2018). Gerade in Arbeitswelten mit ohnehin vielen gleichzeitigen Anforderungen – wie zum Beispiel in einer Notaufnahme – können solche Erlebensweisen auch dazu beitragen, dass Beschäftigte sich in mehrere Aufgaben gleichzeitig engagieren (Augenstein et al., 2021). Zudem trägt dieses Erleben gerade bei großer Arbeitsmenge dazu bei, dass Beschäftigte probieren, durch Multitasking ihrer Arbeit nachzukommen.

Kommen wir zurück zum angesprochenen Multitasking während Videokonferenzen und virtueller Meetings. Die bereits oben erwähnte Studie verweist auf einige Bedingungen, die zu einem vermehrten Multitasking beitragen. Dazu gehören (Cao et al., 2021):

  • die Möglichkeit, die Kamera auszuschalten,
  • Meetings mit sehr vielen TeilnehmerInnen,
  • eine lange Dauer (nach ca. 20 Minuten verdoppelt sich die Wahrscheinlichkeit für Multitasking),
  • früher Start am Morgen (Meetings gleich zu Beginn des Arbeitstages) sowie
  • regelmäßige Meetings (bspw. die wöchentliche Teambesprechung im Vergleich zu ad-hoc Meetings).

Empfehlungen für die Vermeidung von Multitasking während virtueller Meetings

Insofern empfehlen die StudienautorInnen für virtuelle Besprechungen Hinweise für die Ablauf- und Arbeitsgestaltung als auch das Design der Software (Cao et al., 2021):

  • keine virtuellen Meetings zu produktiven Phasen der Beschäftigten – also keine Meetings entlang des sogenannten „double peaks“ der menschlichen Leistungsfähigkeit am Tag, d.h. nicht am Morgen/frühen Vormittag und nicht in der Mitte des Nachmittags,
  • Vermeidung unnötiger Meetings (also nur Besprechung essenzieller Themen, die alle TeilnehmerInnen betreffen),
  • Besprechungen mit kürzerer Dauer und Pausen (welche Erholungsmöglichkeiten bieten bzw. auch Raum für drängende Erledigungen),
  • Möglichkeiten für sogenanntes ‚positives Multitasking‘: also bspw. eine personalisierte Agenda, die einzelnen TeilnehmerInnen die Möglichkeit bietet, phasenweise andere Dinge nebenher zu erledigen und sich wieder einzuschalten, wenn für Sie Relevantes besprochen wird,
  • Technologische Optionen, um Unterbrechungen oder Ablenkungen zu vermeiden (sogenannter ‚focus mode‘),
  • Gute Gestaltung von Programm- und Arbeitsoberflächen für gleichzeitige Aufgaben (bspw. Notizen in einem separaten Fenster oder Einbindung von Möglichkeit der Recherche),
  • Freiheitsgrade für die Beschäftigten dahingehend, welche Meetings sie für wichtig erachten, an welchen sie teilnehmen wollen bzw. in welcher Phase der Besprechung.

Es gab Multitasking in der Arbeit bereits vor dem breiten Einzug virtueller Meetings in die Arbeit mit digitalen Technologien als auch in informationsintensiven Berufen und Tätigkeitsfeldern. Zudem sind viele Beschäftigte im Home-Office von gleichzeitigen, insbesondere nichtdigitalen Anforderungen  betroffen. Unser Bemühen Vieles und das sogar gleichzeitig zu meistern, wird uns noch eine Weile beschäftigen.

Als Gegenstand in der Arbeit unseres Forschungsverbundes oder, wenn wir mal wieder in einem virtuellen Meeting nach Ideen für einen Blogbeitrag recherchieren…

Bitte zitieren als: Weigl, Matthias (2021). ‚Alles auf einmal‘: Multitasking in der Arbeit. 19.11.2021. Beitragsbild von Pixabay: https://pixabay.com/de/photos/laptop-mockup-grafiktablet-tablet-2838921/ Online verfügbar unter: https://https://scilogs.spektrum.de/gesund-digital-leben/?p=752/

Zitierte Literatur:

Augenstein, T., Schneider, A., Wehler, M., & Weigl, M. (2021). Multitasking behaviors and provider outcomes in emergency department physicians: two consecutive, observational and multi-source studies. Scandinavian Journal of Trauma, Resuscitation and Emergency Medicine, 29(1), 1-9. https://doi.org/10.1186/s13049-020-00824-8

Baethge, A., & Rigotti, T. (2010). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking. Dortmund: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Cao, H., Lee, C. J., Iqbal, S., Czerwinski, M., Wong, P. N., Rintel, S., … & Yang, L. (2021, May). Large scale analysis of multitasking behavior during remote meetings. In Proceedings of the 2021 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 1-13). https://doi.org/10.1145/3411764.3445243

Srna, S., Schrift, R. Y., & Zauberman, G. (2018). The illusion of multitasking and its positive effect on performance. Psychological Science, 29(12), 1942-1955. https://doi.org/10.1177/0956797618801013

Koch, I. (2008). Mechanismen der Interferenz in Doppelaufgaben. Psychologische Rundschau, 59(1), 24-32.

Wetherell, M. A., & Carter, K. (2014). The multitasking framework: The effects of increasing workload on acute psychobiological stress reactivity. Stress and Health, 30(2), 103-109.

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Veröffentlicht von

Matthias Weigl ist Diplompsychologe und Senior Researcher am Institut für Arbeits-, Sozial- und Umweltmedizin der Ludwig-Maximilians-Universität München (AG Angewandte Medizin und Psychologie in der Arbeit). Gemeinsam mit Helena Kaltenegger, M.Sc., und Prof. Dennis Nowak forscht er dort zum Thema „Biomedizinische Folgen von Belastungen durch digitale Medien und Technologien am Arbeitsplatz“ im Rahmen des bayerischen Verbundprojekts „Gesunder Umgang mit digitalen Technologien und Medien“ (ForDigitHealth).

6 Kommentare

  1. Danke für den spannenden Beitrag! Ich frag mich, ob man nicht nochmal differenzieren sollte zwischen Multitasking und bewusstem Abschalten bei Online-Meeting aus Langeweile. Gerade wenn man in diesen Momenten Aufgaben erledigt, die nicht allzuviel Konzentration kosten, allerdings Zeit aufwendig sind, wie Mails kurz zu beantworten oder Impftermine buchen. In dem zweiten Szenario bleib ich im Meeting online, höre “mit einem halben Ohr” hin, weil mich das aktuelle Thema nicht betrifft /nichts neues beinhaltet, merke aber sobald ich wieder aktiv teilnehmen sollte. Und ich bin mir dessen bewusst, dass ich bei dem Meeting nur “halb” anwesend bin und in diesem Sinne auch nicht wirklich multitaske.

  2. Die Video-Konferenzen und virtuellen Meetings die sie hier beschreiben sind wohl häufig das moderne Äquivalent von Sitzungen und realen Meetings. Auch damals – bei diesen realen Meetings/Sitzungen gab es schon eine Form des Multitaskings, die sich etwa im Kritzeln von Zeichnungen äusserten oder in der Beobachtung des äusseren Erscheinungsbildes der anderen Teilnehmer, von der Kleidung, bis zum Fingerschmuck und Make-Up.

    Hier scheint mir der oben erwähnte Punkt wichtig: Vermeidung unnötiger Meetings (also nur Besprechung essenzieller Themen, die alle TeilnehmerInnen betreffen)

    Ich denke aber oder sogar, ein grosser Teil des Multitaskings in der modernen Bürowelt entsteht allein dadurch, dass die elektronischen Medien es so einfach machen, Materialien/Dokumente/Mitteilungen zu generieren. Vieles davon ist schlicht überflüssig, ist redundant und trägt nichts zur Aufgabenbewältigung bei.

    Zukünftige künstliche Intelligenz könnte hier aber wieder Abhilfe schaffen. Ich könnte mir vorstellen, dass die KI der Zukunft in der Lage ist EMails für mich zu lesen und dass dieser künstliche Helfer, weil er mich so gut kennt, viele dieser EMails selbst beantworten kann und mir dann nur noch eine kurze Zusammenfassung hinterlässt, was er alles für mich getan hat.

    Mein Eindruck: Multitasking wird von vielen Büroarbeitern gerade darum so häufig ausgeübt, weil sie glauben, einiges könnte man, weil es Routinearbeiten sind, so nebenher machen. Doch warum sollten wir uns überhaupt mit Routinearbeiten und Redundanzen beschäftigen? Besser nur Wichtiges tun. Das dafür konzentriert und gut.

  3. Der Volksmund sagt, Frauen können zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen, Männer können nur eine Aufgabe richtig erledigen. Das soll heißen, kein Multitasking auf Kosten der Zuwendung.

    Ein Tormann beim Elfmeter, der kann nicht gleichzeitig eine Matheaufgabe im Kopf lösen. Eine Mutter am Herd mit dem Kleinkind auf dem Arm, die gibt dem Kind die gleiche Aufmerksamkeit wie dem Herd.

    Dann gibt es zwei Möglichkeiten, eine serielle und eine parallele.
    Bei der seriellen zerteilt man Zeitabschnitte z. B. 3 Sekunden , in den ersten 3 Sekunden widmet man sich Aufgabe A , in den nächsten 3 Sekunden widmet man sich B und so fort. Ob man das echtes Multitasking nennen kann, das sei dahingestellt.
    Das echte Multitasking, also zwei Aufgaben parallel zu erledigen, das können genetisch nur die Frauen. Also in den ersten 3 Sekunden Aufgabe A und B gleichzeitig zu durchdenken oder durchzuführen. Man hält mit der einen Hand das Kind fest, mit der anderen Hand rührt man die Suppe.
    Als Test, ob Sie Aultitasking fähig sind:
    Setzen Sie sich auf einen Stuhl. Machen Sie mit dem einen Fuß eine Kreisbewegung. Gleichzeitig schreiben Sie mit der Hand ihren Namen auf ein Blatt Papier. Wenn Sie das können, dann ist ihr Gehirn Multitasking fähig.
    Anmerkung: Die meisten Menschen können das nicht.

  4. Hat nichts direkt mit dem Thema zu tun. Wenn Menschen im Meeting nebenher andere Sachen erledigen, sollte man sich eher die Frage stellen, was haben die im Meeting überhaupt zu suchen. Um im Meeting sinnvoll zu sein muss ich mich 100% konzentrieren. Evtl. werden schlicht zuviele Leute zu Meetings eingeladen, zB aus Gründen der Hierarchie usw.

    Das mit dem Multitasking war mir bekannt und als Programmierer nur mehr als naheliegend. Die Frage ist wie kommt man da raus. Meine Technik ist u.a. auf Emails nicht zeitnah zu reagieren, weil das ist der Vorteil von Emails, im Gegensatz zu Anrufen zB. Es gibt auch Firmenchefs die erst gar keine Email haben, sehr konsequent. Fakt ist es frisst Zeit.

  5. Ein anderer Beitrag aus der vordigitalen Zeit. Bei den Konferenzen war auch eine ältere Dame , die sich ihr Strickzeug mitgebracht hatte. Während die anderen diskutierten, strickte sie munter an ihren Strümpfen. Sie meldete sich sehr selten,, aber dann gut fundiert und jeder hörte ihr aufmerksam zu.

  6. Sehr geehrter Herr Matthias Weigl,
    liest sich gut, vielen Dank für Ihre Veröffentlichung.
    Hierzu – ‘Es entstehen sogenannte ‚task-switching costs‘. Das sind die individuellen Kosten, ständig zwischen den Aufgaben sich hin und her zu orientieren und jeweils daran weiterzuarbeiten (Koch, 2008).’ [Artikeltext] – möchte der Schreiber dieser Zeilen, hier sich ein wenig auskennend, gerne ein wenig beitragen, sog. Feedback geben :
    1.) Sog. Multi-Tasking ist gut, wenn der Aufgabenbereich sozusagen minderkomplex ist, wenn der Sachbearbeiter soz. switchen kann und sich auf Grund seiner Ausbildung und auf Grund soz. minderkomplexer Arbeit firm ist.
    2.) Es entstehen aber auch dann (nicht nur) von Ihnen sog. Task-Switching Costs, die aber durch die Flexibilität der so auch ausgebildeten Kraft kompensiert werden können, auch günstig, also wirtschaftlich günstig.
    3.) Findet “Stuff” statt, der intensiv zu bearbeiten ist, kann Ungünstigkeit entstehen, also suboptimale Ausnutzung individueller Arbeitskraft.
    4.) Der Schreiber dieser Zeilen kennt an dieser Stelle die sog. Bergwerkstheorie, die in etwa besagt, dass sich eine Person bei komplexer Arbeit längere Zeit in die Parameter dieser Arbeit sozusagen jeweils neu einarbeiten muss, sozusagen in ein Bergwerk einfährt, um bei komplexer Arbeit überhaupt erst sinnhaft arbeiten zu können.
    5.) So dass jede Störung bei schwieriger Arbeit, ein Telefonanruf beispielsweise, ein erneutes Hineindenken in den “Stollen” bedingt.
    Was dann nicht mehr wirtschaftlich ist.


    Grundsätzlich gilt ja “Divide et impera!”, insofern sind unterschiedliche “Service-Level” zu beachten und bei sozusagen ganz harter Sacharbeit kann es kein Multitasking geben, wie einige meinen.

    Mit freundlichen Grüßen
    Dr. Webbaer

    PS:
    Dr. Webbaer hat einige kennen gelernt, die meinten, dass sie zwar bei ihrer Arbeit gar nicht so-o viel gelernt hätten, wohl aber das sog. Multi-Tasking, was der Schreiber dieser Zeilen gerne stehen lässt.

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